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Automação Fiscal: Os benefícios nas pequenas empresas

A automação fiscal deixou de ser um luxo para se tornar uma necessidade em todas as empresas. Com o avanço da tecnologia, automatizar processos nas empresas se tornou muito mais fácil e acessível, o que fez ampliar o seu alcance no país. Uma amostra disso vem do mais recente Índice de Automação do Mercado Brasileiro. O Índice, calculado pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil e publicado na revista Exame, dá conta de que a automação, em 2019, cresceu 4% em nosso país.

Pode não parecer muita coisa, mas é mais uma evidência de que a marcha da automatização não para e, quem não acompanhar, corre o risco de perder receita e mercado para seus concorrentes

Claro que não é isso que você quer para o seu negócio, ou nem estaria lendo este conteúdo, certo? É por isso que vamos detalhar nos próximos tópicos os pontos mais relevantes desse tema da maior importância.

O que é automação fiscal?

Automatizar é um termo que, de forma quase inevitável, nos remete às linhas de montagem industriais.

Naturalmente, é na indústria de transformação que esse conceito surgiu e se consolidou a partir de meados dos anos 1950.

Com o tempo, ele foi se expandindo, ganhando aplicação em diferentes segmentos.

Na contabilidade, a automação fiscal diz respeito aos processos pelos quais tarefas repetitivas ficam a cargo de softwares ou robôs.

Um exemplo disso é o preenchimento de Notas Fiscais Eletrônicas por programas desenvolvidos especificamente para essa finalidade.

Mas a automação aplicada aos serviços contábeis vai muito além, como veremos na sequência.

Para que serve a automação fiscal?

O fato é que a escalada da automação é irreversível.

É o que se pode concluir pela leitura de uma pesquisa do Laboratório de Aprendizagem de Máquina em Finanças e Organizações (LAMFO) da Universidade de Brasília (UnB).

De acordo com esse estudo, 54,37% das profissões, no Brasil, devem deixar de existir por causa do avanço da automação.

Na contabilidade esse cenário não é muito diferente, já que estima-se em 48,74% as chances de automação dessa profissão.

Isso porque a automação fiscal serve justamente para tirar do contador o peso pela execução de tarefas que se repetem ou de baixo valor agregado.

Esse é mais um motivo que justifica tamanha adesão de diversas atividades produtivas aos processos automatizados.

Como a automação fiscal funciona?

Pode até parecer o caso, mas a automação não veio para tirar o emprego das pessoas. Ao tirar um ser humano de uma tarefa que pode ser realizada por um software, na verdade, estamos dando a ele a chance de evoluir e, assim, aprender novos ofícios para os quais é insubstituível.

Pessoas mais qualificadas ganham melhor, trabalham mais satisfeitas e, assim, temos um efeito cascata que gera reflexos positivos em toda a cadeia produtiva. É o que acontece, por exemplo, quando o atendimento passa a ser realizado por robôs que, por sua vez, estão disponíveis 24 horas por dia.

Outro bom exemplo disso é quando o escritório contábil usa softwares para calcular impostos a pagar e, em seguida, para efetuar esse pagamento junto ao Fisco. Portanto, esse é o princípio da automação aplicada à contabilidade: ser um facilitador e, dessa forma, deixar para os profissionais apenas as funções mais importantes.

5 benefícios da automação fiscal para sua empresa

Por outro lado, não é só para liberar as pessoas de tarefas repetitivas que serve a automação fiscal. Em longo prazo e no dia a dia, ela traz uma série de vantagens que justificam a adesão da empresa a essa forma de executar atividades na contabilidade. Veja, então, quais vantagens são essas e de que maneira elas impactam positivamente em um negócio:

Menor recorrência de problemas fiscais

A empresa ganha em economia de escala, portanto, passa a fazer muito mais com uma demanda por investimentos menor

Atendimento mais direto, transparente e full time

Maior rapidez ao prestar contas, enviar documentos e fazer ajustes

Redução de custos que, antes, seriam usados para bancar infraestrutura na forma de salas comerciais, equipamentos e materiais de escritório.

Adote a automação fiscal na sua empresa em 4 passos

Não é do dia para a noite que sua empresa vai automatizar processos contábeis.

Trata-se de uma mudança que gera impactos em longo prazo, por isso, deve ser conduzida de forma metódica e planejada.

Entenda como isso pode ser feito.

1. Faça um diagnóstico da sua gestão

Quanto tempo você perde com registros e cálculos de contabilidade?

Quantas vezes teve que parar o que estava fazendo para enviar documentos ao contador?

Quantas multas e juros já pagou por atrasos em pagamentos de impostos e obrigações?

Essas e outras questões precisam ser respondidas para obter um diagnóstico da sua gestão contábil atual, principais problemas e possíveis soluções.

Basicamente, você deve saber quanto tempo está gastando com as rotinas contábeis e o quanto está aproveitando as informações da contabilidade – e buscar formas de otimizar essa relação.

2. Digitalize seus dados

O próximo passo é eliminar a papelada e digitalizar os dados da sua empresa para viabilizar a automação da contabilidade.

Uma solução interessante é armazenar seus documentos digitais na nuvem, contando com a segurança e estabilidade dos servidores externos em vez de investir em uma infraestrutura de TI própria.

3. Escolha um software

O software de gestão contábil será sua central de automação da contabilidade, responsável por reunir, organizar e processar todos os dados da empresa.

Existem diversas ferramentas voltadas a pequenas empresas, que facilitam a conexão com os contadores e automatizam as tarefas essenciais do negócio.

Na hora de escolher, é importante optar por uma empresa que ofereça segurança, proteção de dados e apoio ao processo de migração.

4. Contrate um escritório de contabilidade online

Para que a automação da contabilidade em pequenas empresas funcione, é fundamental contar com os serviços de um contador online – o melhor profissional para lidar com as rotinas digitais.

Uma empresa contábil, nesse aspecto, é sempre mais bem equipada para prestar auxílio quando o cliente precisa.

E já que estamos tratando de automação, na parte do atendimento, ela se faz muito presente por meio de robôs, chats virtuais e até pelo popular WhatsApp.

São motivos que podem justificar a contratação de um escritório de contabilidade online, mas não são os únicos diferenciais.

Para unir um sistema eficiente a profissionais competentes, escolha um parceiro que tenha sua própria plataforma de contabilidade online, como é o caso da Contabilix.

Nesse cenário, você terá acesso à área de cliente em um sistema 100% online, gerenciado por contadores experientes, que cuidam de todas as obrigações da sua empresa, como:

Importação de notas fiscais

Cálculo e emissão de guias de impostos (com notificações e lembretes de pagamento)

Elaboração da folha de pagamento

Escrituração dos livros contábeis

Entrega das obrigações principais e acessórias ao governo

Envio de relatórios contábeis, como DRE e balanço patrimonial.

Assim, você não perde tempo com burocracias e acessa seus dados a qualquer hora e lugar, com total transparência e agilidade.

Para completar, a competência humana estará sempre à disposição em serviços extras, como consultoria tributária e assessoria personalizada para a gestão da empresa.

Fonte: Jornal Contábil Rede. Publicada em 23/06/20.

https://www.jornalcontabil.com.br/os-beneficios-da-automacao-fiscal-nas-pequenas-empresas/


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