A automação fiscal deixou de ser um luxo para se tornar uma necessidade em todas as empresas. Com o avanço da tecnologia, automatizar processos nas empresas se tornou muito mais fácil e acessível, o que fez ampliar o seu alcance no país. Uma amostra disso vem do mais recente Índice de Automação do Mercado Brasileiro. O Índice, calculado pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil e publicado na revista Exame, dá conta de que a automação, em 2019, cresceu 4% em nosso país.
Pode não parecer muita coisa, mas é mais uma evidência de que a marcha da automatização não para e, quem não acompanhar, corre o risco de perder receita e mercado para seus concorrentes
Claro que não é isso que você quer para o seu negócio, ou nem estaria lendo este conteúdo, certo? É por isso que vamos detalhar nos próximos tópicos os pontos mais relevantes desse tema da maior importância.
O que é automação fiscal?
Automatizar é um termo que, de forma quase inevitável, nos remete às linhas de montagem industriais.
Naturalmente, é na indústria de transformação que esse conceito surgiu e se consolidou a partir de meados dos anos 1950.
Com o tempo, ele foi se expandindo, ganhando aplicação em diferentes segmentos.
Na contabilidade, a automação fiscal diz respeito aos processos pelos quais tarefas repetitivas ficam a cargo de softwares ou robôs.
Um exemplo disso é o preenchimento de Notas Fiscais Eletrônicas por programas desenvolvidos especificamente para essa finalidade.
Mas a automação aplicada aos serviços contábeis vai muito além, como veremos na sequência.
Para que serve a automação fiscal?
O fato é que a escalada da automação é irreversível.
É o que se pode concluir pela leitura de uma pesquisa do Laboratório de Aprendizagem de Máquina em Finanças e Organizações (LAMFO) da Universidade de Brasília (UnB).
De acordo com esse estudo, 54,37% das profissões, no Brasil, devem deixar de existir por causa do avanço da automação.
Na contabilidade esse cenário não é muito diferente, já que estima-se em 48,74% as chances de automação dessa profissão.
Isso porque a automação fiscal serve justamente para tirar do contador o peso pela execução de tarefas que se repetem ou de baixo valor agregado.
Esse é mais um motivo que justifica tamanha adesão de diversas atividades produtivas aos processos automatizados.
Como a automação fiscal funciona?
Pode até parecer o caso, mas a automação não veio para tirar o emprego das pessoas. Ao tirar um ser humano de uma tarefa que pode ser realizada por um software, na verdade, estamos dando a ele a chance de evoluir e, assim, aprender novos ofícios para os quais é insubstituível.
Pessoas mais qualificadas ganham melhor, trabalham mais satisfeitas e, assim, temos um efeito cascata que gera reflexos positivos em toda a cadeia produtiva. É o que acontece, por exemplo, quando o atendimento passa a ser realizado por robôs que, por sua vez, estão disponíveis 24 horas por dia.
Outro bom exemplo disso é quando o escritório contábil usa softwares para calcular impostos a pagar e, em seguida, para efetuar esse pagamento junto ao Fisco. Portanto, esse é o princípio da automação aplicada à contabilidade: ser um facilitador e, dessa forma, deixar para os profissionais apenas as funções mais importantes.
5 benefícios da automação fiscal para sua empresa
Por outro lado, não é só para liberar as pessoas de tarefas repetitivas que serve a automação fiscal. Em longo prazo e no dia a dia, ela traz uma série de vantagens que justificam a adesão da empresa a essa forma de executar atividades na contabilidade. Veja, então, quais vantagens são essas e de que maneira elas impactam positivamente em um negócio:
Menor recorrência de problemas fiscais
A empresa ganha em economia de escala, portanto, passa a fazer muito mais com uma demanda por investimentos menor
Atendimento mais direto, transparente e full time
Maior rapidez ao prestar contas, enviar documentos e fazer ajustes
Redução de custos que, antes, seriam usados para bancar infraestrutura na forma de salas comerciais, equipamentos e materiais de escritório.
Adote a automação fiscal na sua empresa em 4 passos
Não é do dia para a noite que sua empresa vai automatizar processos contábeis.
Trata-se de uma mudança que gera impactos em longo prazo, por isso, deve ser conduzida de forma metódica e planejada.
Entenda como isso pode ser feito.
1. Faça um diagnóstico da sua gestão
Quanto tempo você perde com registros e cálculos de contabilidade?
Quantas vezes teve que parar o que estava fazendo para enviar documentos ao contador?
Quantas multas e juros já pagou por atrasos em pagamentos de impostos e obrigações?
Essas e outras questões precisam ser respondidas para obter um diagnóstico da sua gestão contábil atual, principais problemas e possíveis soluções.
Basicamente, você deve saber quanto tempo está gastando com as rotinas contábeis e o quanto está aproveitando as informações da contabilidade – e buscar formas de otimizar essa relação.
2. Digitalize seus dados
O próximo passo é eliminar a papelada e digitalizar os dados da sua empresa para viabilizar a automação da contabilidade.
Uma solução interessante é armazenar seus documentos digitais na nuvem, contando com a segurança e estabilidade dos servidores externos em vez de investir em uma infraestrutura de TI própria.
3. Escolha um software
O software de gestão contábil será sua central de automação da contabilidade, responsável por reunir, organizar e processar todos os dados da empresa.
Existem diversas ferramentas voltadas a pequenas empresas, que facilitam a conexão com os contadores e automatizam as tarefas essenciais do negócio.
Na hora de escolher, é importante optar por uma empresa que ofereça segurança, proteção de dados e apoio ao processo de migração.
4. Contrate um escritório de contabilidade online
Para que a automação da contabilidade em pequenas empresas funcione, é fundamental contar com os serviços de um contador online – o melhor profissional para lidar com as rotinas digitais.
Uma empresa contábil, nesse aspecto, é sempre mais bem equipada para prestar auxílio quando o cliente precisa.
E já que estamos tratando de automação, na parte do atendimento, ela se faz muito presente por meio de robôs, chats virtuais e até pelo popular WhatsApp.
São motivos que podem justificar a contratação de um escritório de contabilidade online, mas não são os únicos diferenciais.
Para unir um sistema eficiente a profissionais competentes, escolha um parceiro que tenha sua própria plataforma de contabilidade online, como é o caso da Contabilix.
Nesse cenário, você terá acesso à área de cliente em um sistema 100% online, gerenciado por contadores experientes, que cuidam de todas as obrigações da sua empresa, como:
Importação de notas fiscais
Cálculo e emissão de guias de impostos (com notificações e lembretes de pagamento)
Elaboração da folha de pagamento
Escrituração dos livros contábeis
Entrega das obrigações principais e acessórias ao governo
Envio de relatórios contábeis, como DRE e balanço patrimonial.
Assim, você não perde tempo com burocracias e acessa seus dados a qualquer hora e lugar, com total transparência e agilidade.
Para completar, a competência humana estará sempre à disposição em serviços extras, como consultoria tributária e assessoria personalizada para a gestão da empresa.
Fonte: Jornal Contábil Rede. Publicada em 23/06/20.
https://www.jornalcontabil.com.br/os-beneficios-da-automacao-fiscal-nas-pequenas-empresas/
