Adaptar o seu negócio ao meio digital é essencial para levar mais praticidade para a sua empresa, e segurança para os clientes
Para empreendedores que têm seus próprios negócios, a emissão de cupons ou notas fiscais[1] é uma tarefa diária e automática. Entretanto, com o avanço tecnológico e com as novidades que constantemente aparecem no mercado, é preciso mudar e adaptar até os processos mais básicos, como as notas fiscais eletrônicas.
Por mais que exista essa necessidade de adaptação, muitos empreendedores se vêem perdidos diante do conceito que envolve o que é uma nota fiscal eletrônica, como fazer uma nota fiscal eletrônica ou se a nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal para o cliente.
Para ter as respostas dessas e outras perguntas, e ainda descobrir como implementar a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em seu negócio, é só mergulhar neste artigo que preparamos para você.
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
Assim como a Nota Fiscal física à qual já estamos acostumados, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) formaliza a venda de produtos ou serviços. A diferença entre as duas é que a NF-e é um documento inteiramente online, ou seja, dispensa papéis para a validação da venda.
Além de trazer modernidade e praticidade para um negócio, a NF-e também diminui os gastos de impressão que aconteceriam com as notas fiscais comuns.
Também é possível observar que a NF-e reduz a possibilidade de erros no documento, algo passível de ocorrer com as notas fiscais manuais. Além disso, a NF-e contribui para o aumento na produtividade do empreendimento, uma vez que é possível emitir notas automaticamente.
Por enquanto, a NF-e é obrigatória em alguns negócios e opcional em outros. Caso você queira consultar essa informação, acesse o Portal NF-e da Receita Federal.
Qual é a diferença entre a Nota Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica?
Ambos os documentos têm, em sua essência, a mesma função: oficializar a venda e a compra de produtos.
Eles também auxiliam empreendedores no controle de fluxo de caixa, no pagamento de impostos, e na comprovação de funcionamento regularizado de um negócio.
O que muda com a NF-e é que as informações das compras e vendas, dos clientes, e dos próprios estabelecimentos ficam disponíveis no site da Receita Federal por até 180 dias.
O documento também fica acessível para a consulta online a qualquer momento, por meio da chave de acesso presente na nota emitida.
Existe mais de um tipo de Nota Fiscal Eletrônica?
A resposta é: sim! A verdade é que há diversas Notas Fiscais Eletrônicas espalhadas por todo o Brasil, mas existem três tipos que são mais conhecidos e adotados por diversos negócios.
São elas:
- A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): esse é o tipo mais comum de NF-e. É emitida quando um cliente compra algum produto de um negócio, seja ele físico ou virtual;
- A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): essa é para marcas que prestam serviços, como clínicas médicas, escolas ou consultorias. Quando utilizada na internet, é vista também na compra de cursos online ou congressos;
- A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): essa nota é a mais comum em negócios que estão acostumados a utilizarem cupons fiscais, já que surgiu como uma alternativa de substituição para o documento.
Como levar a Nota Fiscal Eletrônica para o seu negócio
Uma vez que um empreendedor domina os conceitos teóricos da Nota Fiscal Eletrônica, chega o momento de colocar todos os seus conhecimentos em prática.
Passar a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica em um negócio não é tão complicado quanto parece. E, para te auxiliar no processo, preparamos 5 dicas para simplificar ainda mais a adaptação:
1 – Decida sobre o tipo de Nota Fiscal Eletrônica que será emitida
Com mais de um tipo de NF-e existente, cabe ao empreendedor analisar as definições de cada uma delas e escolher qual melhor se encaixa com o que o negócio oferece, mesmo em épocas de crise econômica.
Em estabelecimentos que vendem um produto como o Feijão Pop Fradinho Tipo 1, a NF-e costuma ser a mais utilizada. Já quando as vendas do mesmo item são pelo varejo, o uso da NFC-e é ideal.
2 – Adote um certificado digital para autenticar suas NF-e
Para que uma NF-e tenha validade jurídica, é necessário que o empreendedor adote um certificado digital para o seu negócio. Esse documento funciona como uma assinatura digital que permite transações online, sempre com autenticidade garantida.
Ou seja, com o uso de um certificado digital, a venda dos seus produtos terá muito mais garantia e autenticidade.
Para adquirir um certificado digital é necessário que o empreendedor o faça juntamente a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como a própria Receita Federal ou a Caixa Econômica Federal.
No site da ICP, é possível encontrar mais empresas que estão autorizadas a vender os certificados digitais, e também os demais tipos de certificados possíveis.
3 – Realize o cadastro fiscal de seu negócio
Um negócio não pode emitir NF-e sem um cadastro fiscal e sua autorização do governo. Em caso de empresas de comércio, como mercados e lojas, é necessário que o cadastro seja feito através da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).
Após realizar o cadastro e conseguir a autorização necessária, um negócio pode vender itens e, ainda, emitir a NF-e legalmente (e com maior segurança).
4 – Utilize um software para emitir as NF-e
Quanto aos programas que emitem NF-e, um empreendedor dono de uma loja tem duas opções: o emissor gratuito do Sefaz, ou um emissor próprio que é integrado ao sistema do governo.
Porém, é importante ressaltar que os emissores do governo não são integrados ao sistema da loja que o utiliza, e possuem algumas limitações.
5 – Emita as NF-e
Com os passos acima concluídos, um empreendedor pode, finalmente, emitir as Notas Fiscais Eletrônicas em seu negócio através do software escolhido, após conferir todos os dados que serão impressos com as notas.
Usando este guia prático da Nota Fiscal Eletrônica, o processo vai ficar extremamente simples para você, empreendedor. Boa sorte!
